10月になりました。いよいよインボイス制度開始になりました。いろんなところで記事が出ています。
また今まで資料を添付してきました。こちらで対応お願いします。
秋はやっぱり食欲の秋ですね。新米で、土鍋で炊いたご飯は最高ですね。
「自炊」ですがスキャナの世界では、もうひとつの意味があります。解説は下側に記載
電子帳簿保存法のひとつである「スキャナ保存」は、資料を読めば読むほど分からなくなります。出来るところから始めよう。
（追記：事務所ではScan Snapの最新版を令和6年7月に購入しました。iX1600です。すぐに立ち上がるし、PDFで保存に最適です。
文字認識させて保存させることによりいつでも検索できる状況になります。56,100円でしたが、Amazon等で購入でしたらもう少し安く購入できると思います。）
すべてを完璧に行う必要はありません。まずはできるところから始めてみませんか。
平成14年に電子申告が始まり、20年以上経ちました。
スキャナ保存法は、2000年から開始しましたが、要件が厳しいため普及していない状態でした。
だいぶ要件が緩くなってきました。
スキャナ保存の対象である書類は、契約書、領収書、預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、契約の申込書、請求書、納品書、輸出証明書、検収書、見積書等です。（Q＆Aより）
まずは、月末に送られてくる仕入の請求書からスキャンしてはどうでしょうか。そして仕訳と紐づけを行います。
領収書も出来ますが、量が多く紐づけの必要性もあります。仕入の請求書のスキャンに慣れてきてからお勧めします。
仕入先の請求書の確認→スキャン→請求書の日付、取引先、金額確認→仕訳計上→支払管理作業（支払予定管理）
AI読込オプションを利用した場合、認識率が高まります。そして「スキャン後仕訳」仕訳計上が楽になります。
経理業務を合理化 この機会に発生主義に持っていく。
スキャナの保存は、会計書類でスキャナ保存の要件に合わせた保存と資料の保存があります。
どちらを指して言っているのかを理解する必要があります。
電子帳簿保存法の中には、１．電子帳簿保存 2．スキャナ保存 3．電子取引 これらがあります。
業務の見直しを（スキャナ保存の仕組みです。）
スキャン保存を行うにあたって、業務のフローチャートを作成してはどうでしょうか。
今はクラウド化が普及したので、どこからでも確認できます。
事務所でも専用のWIFIを持っていき、事務所にあるサーバーにアクセスできます。会社に1台は必要かと思います。
（リコーのHPより抜粋） スキャン専用機は、富士通からリコーに変更しました。
ハードディスクでの保存も可能です。
証憑保存のデータ量の確認
TKCの証憑保存のデータの容量はお客さんのところで確認することができません。今のところ事務所からしか確認できません。
当事務所では従量制で請求するので、お客さんの方で分かったほうがいいなぁとは思っています。
１GBでどのくらの枚数保存できるか。400枚から800枚ぐらいではないでしょうか。
任意のスキャナ保存だとカラー保存で、200BPI以上が必要です。
TKCの証憑保存は、使用料はレンタル料に含まれています。ただ保存場所の費用がかかります。
TKCのデータセンター（TISC）に保存されます。東日本大震災のときでも安全性が確認されています。
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品です。タイムスタンプもついています。
このページを作成するのに、ScanSnapのホームページやユーチューブを参考にしています。
スキャンの活用法にこんな使い方もあります。
スキャナの世界での「自炊」とは?
書籍や雑誌を、スキャナ機を使ってPDFやJPGなどの電子データに変えてしまうことを「自炊」といいます。スキャンが「自ら吸い込む」ことから「自炊」と呼ばれています。
保存するもの再確認です。 帳簿書類の保存期間と保存の種類は以下のようになってきました。
法人税法施行規則59条による帳簿書類の保存期間は7年間
欠損金の繰越事業年度分の保存期間は10年間です。
国税庁のHPには、帳簿には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
書類には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などあります。
このなどが曲者ですね。基本は会計に係るもの保存です。
スキャンは会計以外にも、仕事の書類で紙で保存よりもデータとして保存したい場合ありませんか。
お客さんに家庭用複合機とどこか違うのかと聞かれました。答えは使いやすさとスピードが全然違います。
スピードが全く違いますし連続してスキャン出来ます。
事務所に3台あり iX1600、iX500A、iX100(ハンディ型）、iX1300（小型機）があります。使ってみたら分かります。費用対効果は3年だと思っています。（令和６年７月にiX1600を購入しました。）
なんでも保存して検索
- 検索可能
- パソコンに保存して探す方法と一緒です。
- 報告事項だった場合には、ワードから検索可能（検索するのが楽です。）
- 会社や自宅にある書類やメモ書きをワンタッチで保存
- 保存場所はクラウド上、又は 外付けバードディスク等
スキャンは楽です
- ワンタッチスキャンで簡単にデータ化
- どこでも閲覧可能、共有も簡単です
- 書類・名刺・レシート・写真を自動で判別
- データ化した書類をクラウドサービスで自動保存
- 自動サイズ検出
- 向き補正
- 自動カラー判別
- 仕事の書類保存は、画質はスーパーファイン、ファイルサイズは中がお勧め
- 仕事上の発想のメモ用紙、取引先からの企画書、研修でのレジュメ保存
読込は速いし、ズレない。仕事の活用術
- きれいにデータ化
- カバーを開くとすぐに起動。
- USB接続は、2.9秒
- WI-FI接続は、5.4秒でスキャン可能
- 会議での利用方法
- 手書きのメモをスキャンして全員に共有
- 活用事例
- 子どもの絵、テスト管理（良いテストだけ）
- 家では子供のプリント管理、年賀状、写真、ラブレター（今はデジタルなのでもらう機会は少なくなっているかも）
私は今このように使っています。TKCの毎月の研修資料 A4サイズで40枚前後をスキャンして保存しています。文字検索できるで探すのに便利です。検索で探しますが、もう少しフォルダーを整理整頓して保存出来ればいいかなぁと思っています。
最近では、ずっと机に保存していた健康診断の結果を15年ぐらいスキャンして保存しました。読込が早いので助かります。
この機会にクラウド化を見直してみませんか？FX2クラウドを導入するには？
話は元に戻りまして、事務所でお勧めしているクラウドシステム。何から始めたらいいか？それは以下のようになります。
第１段階 備品を購入する。セッティングを行う。
パソコン購入（15万円～25万円）
もし、パソコンの購入が分からない場合、依頼があれば、TKCを通して購入しています。
5年使おうと思ったら、20万円ぐらいのパソコンがお勧めです。
インターネット環境に接続している
TKCのクラウドシステム、TKCのFX2ソフトを利用します。
インターネット接続費用（2,000円～6,000円／月）
ネットバンキング契約あり（手数料は銀行による）
スキャン専用機の購入（2万円～6万円）
モニター画面購入（2万円～6万円）
紙印刷を無くす方向にいくために、モニター画面があれば証憑書類をみながら、入力作業が出来ます。
第2段階 経理を楽にする、仕事に活かす
フィンテック…銀行残高やクレジッドの読込
電子納税…‥‥インタネットバンキングによる納付、ダイレクト納付（こちらを勧めています。）
証憑保存・電子取引…読み込めるファイルは、jpg、jpeg、bmp、pdf、pngです。
スキャンデータの活用
第3段階 次のステップです
銀行への報告（銀行借入がある場合）・・・TKCモニタリングサービス 決算書データを銀行送付
クラウドなら外からデータを確認できる。
給与明細をWEB給与明細に変更・・・PXまいポータル
出来るところから始めてみませんか。